DMS V4 Caractéristiques/Avantages
De la conception à la diffusion
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DMS V4 Caractéristiques/Avantages De la conception à la diffusion ______________________________________
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Gestion Active des Documents- Caractéristiques/Avantages
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Caractéristiques |
Description |
Avantages |
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Contrôle d'accès |
Les droits d'accès à un document peuvent être exclusivement réservés à des utilisateurs ou groupes spécifiques. Les droits d'accès d'un groupe s'appliqueront à tous les membres du groupe. Un utilisateur peut appartenir à différents groupes.
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Les documents particuliers sont accessibles exclusivement à ceux à qui ils sont réservés tandis que les documents publiques le sont par tous. Un contrôle d'accès aux documents et dossiers peut être peaufiné pour inclure les droits de lecture, écriture, suppression, liaison, propriété et/ou approbation. |
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Approbation |
Chaque document peut avoir un ou plusieurs approbateurs. Un document une fois publié est automatiquement envoyé à tous les approbateurs qui approuveront ou rejèteront les modifications.
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Les procédures d’approbation de l’entreprise peuvent être respectées facilement grâce à une prise en charge automatique du circuit pour tous les documents habituels ou éventuellement ponctuelle pour les autres documents. Les documents sont automatiquement diffusés pour visualisation et commentaires et attribution d’un niveau d’approbation
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Documents composés
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Des documents peuvent être liés à d'autres documents de façon à pouvoir être accessibles de différents facilitant une approche thématique arborescente.
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Un document composé peut être traité comme une simple entité pour accès, notification et routage tandis que chaque composant est toujours géré individuellement avec des processus de révision et approbation séparés.
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Attributs personnalisés des documents
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Des attributs personnalisés sont définis par l'administrateur du système. Ils sont en nombre illimité et peuvent être associés aux modèles de documents. Ces attributs vont permettre une recherche plus aisée et propre à chaque modèle de document. Les types sont date, chaîne de caractères, nombre, liste déroulante.
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Les autorisations de lecture/écriture peuvent être attachées au document pour un classement et une recherche plus faciles.
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Afficheur de document |
L’afficheur Active DMS traite la plupart des formats de fichiers. |
Les documents créés avec une application non présente sur le poste client peuvent être visualisés, ainsi l'utilisateur n'a pas besoin de se procurer les logiciels nécessaires.
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Raccourci au Document
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Un raccourci vers un document ou un dossier peut être exporté et attaché à un courrier ou lié à une autre application.
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Les documents peuvent être distribués sans création de copies incontrôlées. L'utilisateur a accès directement à la librairie DMS quand un objet référencé est ouvert sans perte du contrôle d'accès ou de l'historique du document.
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Modèle de document
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Des documents peuvent être créés dans DMS en utilisant un modèle existant qui peut être inclus dans la définition du type de document. (voir plus haut)
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Des modèles de documents standard sont rangés dans DMS pour une utilisation plus facile et rapide assurant le respect de la charte graphique de l’entreprise.
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Document type
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Des attributs par défaut pour les procédures de classement de documents peuvent inclure une propriété (voir plus haut) et peuvent aussi inclure un modèle pour les nouveaux documents de ce type.
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Les caractéristiques communes assurent l'uniformité et le contenu des documents standard, incluant le format et le lieu de stockage. Les stratégies de diffusion et sécurité pour différents types de documents peuvent être définis et inclure par défaut les droits d'accès, les listes de notification et les tâches qui doivent être exécutées.
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Interface de navigation
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L'interface de Windows Explorer montre la structure des dossiers et les détails des documents.. Le navigateur habituel Web de l’utilisateur présentera les dossiers sous forme de rubrique et les documents comme éléments de ces rubriques.
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La navigation simple dans une forme familière et facile d'utilisation permet de retrouver le bon document. L’utilisation du navigateur Web évite l’installation d’une application cliente sur le poste utilisateur. |
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Notification |
Notifier les utilisateurs de l'arrivée d'un nouveau document, d’une modification ou de tout autre événement. La demande à la liste de notification peut être réalisée pour des utilisateurs spécifiques en fonction de leurs droits d’accès, par le jeu de propriétés du modèle de document ou spécifiquement à un document donné. Les notifications sont transmises avec le lien complet vers le document par DMS ou par email.
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Permet de maintenir les utilisateurs informés des modifications réalisées sur des documents les concernant, évitant ainsi une surveillance personnelle de ces documents.
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ODMA Support
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Une interface ODMA est supportée par le serveur DMS.
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Permet l’intégration automatique de documents générés par des applications compatibles ODMA directement dans DMS (Word par exemple).
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Travail hors connexion
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Tous les documents référencés (raccourcis sur le poste client) ou en cours de révision sont transférés sur le poste client pendant la phase de révision. |
Tout document transmis sur le PC peut être révisé même en cas de perte de connexion voulue ou intempestive. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante avec l’utilisation du client navigateur.
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OLE Automation
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Les objets DMS peuvent être appelés à partir d’applications telles que Visual Basic ou autres langages compatibles OLE.
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L’intégration ou l’appel à des fonctionnalités ou autres applications dans le menu du client Windows devient aisé. (envoi d’un fax, email…)
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Recherche Puissante
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Les recherches peuvent être mémorisées et sont gérées comme des documents dans un dossier.
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Crée des dossiers dynamiques comprenant les différentes recherches mémorisées. Permet la modification des critères de recherche et leur ré-exécution facile.
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Bibliothèque API
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Une bibliothèque Orientée Objet (Server et Client) est disponible sous C ou C++.
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Permet l’association et l’intégration à d’autres modules ou progiciels externes pour la recherche, l’affichage, la modification des documents. |
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Propriétés |
Les propriétés des documents qui sont affichées dans la liste des documents peuvent être paramétrées par un utilisateur final. |
Chaque utilisateur peut définir individuellement les informations correspondant à ses propres centres d’intérêts évitant ainsi un affichage inutile.
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Jeu de Propriétés
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Les propriétés concernent les droits d’accès, les listes de notifications, les tâches à accomplir, les approbations. Un jeu de propriétés permet de réutiliser une configuration prédéfinie. Ce jeu peut être publique ou privé.
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Les configurations communes peuvent être associées aux types de documents permettant une économie de temps importante et une pré-définition validée de certains circuits. |
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Raccourci
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Des raccourcis d’accès aux dossiers peuvent être enregistrés.
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Permet l’accès rapide aux dossiers fréquemment utilisés.
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Tâches |
Une procédure peut être associée à tout document ou à un modèle de document pour la gestion des tâches à accomplir sur le document. Un message comprenant le lien et la description du document est envoyé à chaque utilisateur concerné dans l’ordre des tâches à accomplir.
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Toutes les procédures et règles de circulation associées à un document spécifique ou à un modèle de document sont gérées entièrement par le système gérant les alertes au départ des tâches à accomplir et prévenant des retards des utilisateurs.
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Version & Révision
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Versions et révisions sont gérées durant tout le cycle de vie du document. Les numéros de version sont gérés automatiquement mais l’utilisateur peut attribuer son propre numéro de version.
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La publication des documents aux utilisateurs ayant le droit d’accès en lecture concerne la dernière version publiée alors que les acteurs du documents (droits d’écriture) sont en mesure de voir les différentes versions intermédiaires du document.
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Windows Support
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Un client 32-bit est disponible pour Windows 9x, Windows NT et Windows 2000.
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Souplesse totale d’utilisation de tous les clients windows (y compris les clients unix X-windows) sans réinstallation de l’application cliente.
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Winsock Réseau
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Le client est basé sur la couche winsock
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Le client Windows supporte la méthode la plus répandue de travail en réseau permettant une installation facile et un coût d’entretien faible.
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Caractéristiques |
Description |
Avantages |
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Contrôle d’accès |
La liste d’accès associée à chaque document permet de préciser explicitement si le document peut être vu par l’interface Web..
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Cette option est particulièrement utile surtout pour la diffusion sur internet séparant ainsi les documents intranet et internet.
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Accès authentifié
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Chaque utilisateur peut être identifié en se connectant à une bibliothèque DMS et disposer ainsi de tous les documents accessibles selon ses droits.
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Un accès pour invité (documents publiques) et pour utilisateur authentifié maintient à la fois la sécurité et la pleine utilisation des fonctionnalités DMS.
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HTML Conversion automatique
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Une conversion dynamique des documents enregistrés est réalisée en HTML dès que l’on accède aux documents.
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Chaque document dans DMS peut être lu en utilisant le navigateur habituel de l’utilisateur sans tenir compte de son format natif. Chacun peut lire un document sur le Web sans enregistrer ce document en format HTML.
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Routage automatique
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Tous les documents nouvellement publiés sont soumis automatiquement aux centres d’intérêts des utilisateurs. (voir ci-dessous)
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Les documents sont diffusés dans les dossiers connus, réduisant le temps passé à la recherche mais seuls les documents ayant les droits d’accès appropriés sont montrés afin de garantir une totale confidentialité.
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Reconnais-sance de contenu
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Active DMS est en mesure de consulter le contenu d’un document et comprendre le sujet.
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Délivre la bonne information au bon utilisateur qui l’a demandé en fonction de ses centres d’intérêts.
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Transfert sur poste client pour révision
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Une copie de tout document, dans son format natif, peut être transféré sur le poste client.
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Une copie d’un document peut être facilement transférée sur le poste client pour consultation fréquente ou besoin local. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les postes nomades. |
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Propriétés des documents
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Tous les attributs personnalisés des documents (critères de classement et de recherche) sont accessibles par le client navigateur. |
Ces attributs, particulièrement utiles pour l’identification et la recherche de documents, sont accessibles par l’interface web. |
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Recherche
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Les utilisateurs peuvent rechercher les documents selon les attributs personnalisés, les critères généraux (titres, description) et leur contenu.
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Les documents peuvent être recherchés selon des attributs généraux comme le propriétaire, le modèle de document ou des critères. La recherche plein texte associée aux recherches précédentes permet un gain de temps important. |
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Gestion dynamique du contenu
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Tous les documents, dossiers et liens hypertextes sont obtenus dynamiquement du serveur DMS.
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Chaque accès à un document ou à un dossier garantit la toute dernière version ou contenu et ne nécessite pas de place pour la duplication d’informations à destination du Web. Les liens entre documents sont automatiquement maintenus et simplifient grandement la tâche de maintenance du site Web.
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Navigation Dossier
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La structure hiérarchique des dossiers peut être utilisée pour se déplacer entre les dossiers dont le contenu a un lien direct avec les documents.
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La structure Dossier de DMS est un mécanisme intuitif pour collecter les informations avec références croisées éventuelles. Un simple document peut être lié à différents dossiers, les liens étant entretenus automatiquement
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Personnali-sation d'une page individuelle
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L'apparence du dossier ou document de DMS véhiculée via l'interface Web peut être personnalisée
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Une présentation particulière peut être définie pour un site web complet ou pour une partie seulement du site.
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Intérêts |
Un dossier et un jeu de mots à rechercher par centres d’intérêts peuvent être spécifiés par un utilisateur, de façon à ce que les documents correspondants à la recherche soient liés automatiquement à ce dossier.
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La reconnaissance active de contenu permet de délivrer l’information aux utilisateurs sur la base de leurs souscriptions, permettant ainsi la prise de décision fondée sur des informations les plus récentes.
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Multi-library Access
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Les utilisateurs ont accès aux documents et dossiers des différentes librairies DMS distribuées à travers le monde.
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L’Information enregistrée dans les différentes librairies DMS peut être liée à un seul interface, éliminant le besoin pour l’utilisateur de comprendre et de se connecter aux différentes sources d’information.
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Formats Natifs Na |
Les documents sont accessibles dans leur format original et peuvent être stockés hors ligne pour utilisation différée.
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Un document est accessible dans son format natif si le poste client a accès à une application ou à un afficheur qui peut le lire.
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Bibliothèque API
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Une librairie C des fonctions API (SAPI) est fournie pour l'accès au serveur DMS.
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Les fonctions DMS peuvent être adaptées aux besoins spécifiques ou intégrées dans des applications complémentaires WEB
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Publication Web
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Seuls les documents publiés sont disponibles par l'interface WebAccess.
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Les circuits et règles d’approbation de l’entreprise peuvent être enregistrées dans DMS et utilisées pour contrôler automatiquement la publication des seuls documents approuvés sur le site Web.
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Type de document URL |
Les dossiers et documents peuvent être créés et importés dans DMS en tant que liens URL à des documents situés n’importe où, que ce soit dans une bibliothèque DLS ou sur internet.
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Les sources d’information variées peuvent ainsi être consultées à partir d’un seul outil de navigation.
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Web Browser Access
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Les documents et dossiers gérés par DMS sont accessibles et vus en utilisant les navigateurs Web standards tels que Netscape Navigator ou Microsoft Internet Explorer. Ils peuvent également être modifiés par cet interface.
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L'interface standard Internet est utilisé pour trouver et lire les documents rangés dans DMS. Les utilisateurs qui n'ont besoin que d'accéder au documents (plutôt que de les créer et les gérer) n'ont pas besoin d'utiliser le client DMS complet, réduisant ainsi les coûts et la formation au logiciel.
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NT Server/WINDOWS 2000
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Caractéristiques |
Description |
Avantages |
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Support Back Office |
SQL Server de Microsoft BackOffice est utilisé comme base de données catalogue et utilise Microsoft Exchange, si présent, comme mécanisme de distribution pour les notifications et tâches.
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DMS est parfaitement intégré aux applications principales qui sont utilisées sur les systèmes Serveur NT/2000. Cela réduit les coûts de gestion et de formation aux déploiements et augmente les fonctionnalités de notre solution.
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Implémentations mixtes
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Le serveur DMS peut supporter les réseaux Unix et NT ou une combinaison des deux. Une bibliothèque DMS peut utiliser indifféremment Unix ou NT.
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Permet de choisir la machine la plus adaptée pour des recherches catalogues ou pour le stockage. Une optimisation des performances est ainsi facile. |
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Service système
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Le serveur DMS NT est installé et géré comme un service standard système NT.
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Toutes les tâches de gestion peuvent être réalisées avec les outils graphiques standards
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Installation Windows
L |
L’Installation du serveur DMS sur NT/2000 utilise un interface logique et cohérent avec les autres applications.
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La procédure d’installation est simple et gérée par un setup classique.
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De la conception à la diffusion
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Gestion active de documents, |
Active DMS assure la gestion complète du cycle de vie des documents associés à une gestion des flux d'informations de l'entreprise jusqu’à la publication dynamique sur le portail de l’entreprise. Ainsi, Active DMS améliore la productivité des groupes de travail et étend le champ d'action de votre architecture client-serveur |
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Approbation, Documentflow, Routage automatique _______ Enregistrement, extraction, gestion de versions et révisions, liens dynamiques, notification, sécurité et intégrité des données. ______ Active DMS apporte une souplesse supplémentaire au travail de groupe et une diffusion naturelle de l’information sur votre intranet ou le web
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¨ Une conception de document contrôlée Active DMS considère chaque document comme un ensemble de documents composés auxquels sont associés les membres d'un groupe de travail. Il comprend une base de données de documents, un système de communication de workflow et une panoplie de règles prédéfinies par l'utilisateur pour superviser les processus tout au long du cycle de vie du document. Active DMS synchronise le travail de groupe en régulant intelligemment les relations entre les agents, les documents et les tâches à accomplir. De plus, le stockage électronique de l'information évite toute duplication de données. ¨Distribuer les flux de documents Active DMS gère l'enregistrement, le contrôle de révision et de version, la recherche, le routage, les approbations, les notifications et les messages liés à un document. L'enregistrement d'un document est effectué dans le catalogue d'Active DMS (liste de modèles pré-établis, liens, indexation, gestion de projets). Il est possible d'annoter un document dynamiquement (messages afférents au document lors d'un événement), ce qui améliore les méthodes de travail. Toutes les modifications effectuées sur un document sont stockées et accessibles à l'utilisateur. Les documents sont affichés, soit dans l’application native, soit convertis automatiquement. Le poste client peut ainsi par exemple afficher un document Word sans disposer de l’application Word sur son PC. ¨ Publication dynamique Web Un client Web puissantActive DMS fournit un serveur Web diffusant l’information saisie avec les applications bureautiques habituelles, soit dans l’afficheur de l’application, soit en langage html par conversion automatique. L’utilisation d’un SGBDR permet un contrôle d’accès sécurisé et une intégrité des données. Les fonctions principales de Active Web DMS sont : - import, création, révision… - gestion des révisions, droits d’accès, liaisons… - recherche par critères et plein texte - centres d’intérêts (l’utilisateur définit les mots clés correspondant aux recherches qu’il veut réaliser. Cette recherche peut être rendue active, l’utilisateur étant alors alerté automatiquement par e-mail de la présence ou de l’arrivée d’un nouveau document correspondant à sa recherche) Un serveur souple et une intégration aisée Le serveur s’intègre facilement dans votre portail d’entreprise grâce à une ergonomie paramétrable et à l’utilisation de commandes URL permettant l’accès à toutes les fonctionnalités d’Active DMS.
¨ Un environnement sécurisé La sécurité d'Active DMS repose sur les fonctionnalités de sécurité Unix ou Microsoft (NT, 2000…). Active DMS assure également la compression et le cryptage des données ainsi que l'intégrité des informations stockées : Active DMS supporte la tolérance de panne (mirroring des catalogues Active DMS, commit à deux phases,…)
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¨ Une adhésion totale de l’utilisateur grâce à : · Un bureau convivial et intuitif Votre bureau graphique Windows supporte évidemment toutes les applications Windows et s'accompagne d'une aide en ligne compréhensive qui vous permet d'organiser votre environnement de travail : icône pour stocker ou récupérer un document, pour effectuer un "glisser/déplacer" et des étagères pour visualiser plus facilement les documents les plus utilisés. Active DMS supporte les liens dynamiques entre les documents et les applicatifs correspondants. · Un client Windows ou navigateur Active DMS peut être utilisé indifféremment avec le client Windows ou le navigateur Web habituel de l’utilisateur. ¨ Un véritable générateur d’applications documentaires Le paramétrage simple d’Active DMS associé à la gestion des modèles des documents et à leurs attributs personnalisés permet la génération d’applications aussi variées que : - procédure qualité - gestion des contrats - veille technologique - suivi prospects - gestion de projet - etc… ¨ Routage automatique Active DMS dispose de tâches de fond permettant principalement : - la gestion des notifications aux utilisateurs - la gestion des tâches liées aux documentflow et aux évènements du cycle de vie du document - la gestion des approbations - les alertes utilisateurs relatives à leurs centres d’intérêts L’utilisateur peut également définir des routages, selon le contenu des documents : - de prise en charge automatique de documents externes avec intégration dans la base documentaire dans les dossiers souhaités (fax, news, numérisation …) - de conversion automatique de documents ou d’exécution d’application - d’affectation automatique des documents à de nouveaux dossiers ¨ Une architecture ouverte Le serveur Active DMS fonctionne sous Unix ou environnement Microsoft et fait office de serveur de fichiers. Les bibliothèques APIs (C, C++ et OLE) d'Active DMS permettent d'étendre les fonctionnalités de GED et de Workflow et d'interfacer d'autres composants de votre système d'information.
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