La création d´un site web nécessite-t-elle toujours la connaissance du HTML ? L´organisme professionnel du secteur de la plasturgie, Ucaplast préfère utiliser son logiciel de GED pour faciliter la publication en ligne. Une fois scannés, les documents sont transférés automatiquement sur le site.
"Dans notre métier, il est très important de suivre l´actualité juridique, surtout les nouveaux dispositifs européens sur la sécurité alimentaire", explique Bernard Massas, délégué général d´Ucaplast (Union des syndicats des PME du caoutchouc et de la plasturgie). L´organisme professionnel, qui compte 400 entreprises-membres à travers la France, doit donc informer le plus rapidement ses adhérents par l´intermédiaire de son site web.

Mais ces documents de travail - le Journal Officiel, les accords des 35 heures ou les formulaires administratifs - sont souvent disponibles en version papier et nécessitent une conversion pour être publiés sur le web. Sans équipe informatique en interne, les six permanents d´Ucaplast pouvaient difficilement prendre en charge la mise à jour du site. Bernard Massas se tourne alors vers Aosis, l´éditeur de son logiciel de gestion électronique de documents (GED), pour lui demander une solution de publication sur le web. "Nous avions déjà numérisé un certain nombre de documents professionnels avec Active DMS, notre logiciel de GED qui inclut un module de reconnaissance de caractères", raconte Bernard Massas. "L´application nous permet de les classer et de les trier avec des critères comme les mots clés, le thème ou la date de création. Nous voulions garder cette logique pour notre site web et permettre à tous les salariés, qui ne maîtrisent pas forcément les technologies Internet, de mettre à jour facilement le site en utilisant DMS".


Transfert automatique de documents

Aosis ajoute, début 2001, le module Active Web dans le logiciel qui permet de transférer automatiquement sur le site tout document traité par DMS. L´éditeur est aussi intervenu sur la création et l´hébergement du site sur ses propres serveurs Windows NT. L´envoi des données sur le web, qui se fait grâce aux scripts CGI, est transparent pour l´utilisateur. Une assistante qui saisit un document sous MS Word par exemple, clique sur "publication sur le web" pour mettre son fichier en ligne.

Ucaplast n´utilise pas pour l´instant les fonctions de conversion au format HTML ou PDF (fichiers Adobe Acrobat) disponibles dans le logiciel. Les documents papier sont numérisés à l´aide d´un scanner et intégrés dans des documents Word sous forme d´images. "Nous avons préféré garder le format Word sur le site pour des soucis de simplicité et de pédagogie", précise Bernard Massas. "Il est plus simple à la fois pour nous de gérer fichiers Word et à la fois pour les membres de les consulter. La majorité des PME ne connaissent même pas le format PDF".


Un outil web et documentaire

Active DMS, logiciel de GED à l´origine, est ainsi devenu pour Ucaplast un véritable outil web. Un intranet en accès réservé a également été créé par l´intermédiaire du logiciel. Les membres du "Club des traqueurs" de l´organisme, chargé de la veille technologique, peuvent ajouter un nouveau document dans la base documentaire de DMS après avoir entré leur login et leur mot de passe sur le site. L´arrivée du nouveau document est signalée par un e-mail à l´Ucaplast qui décide de valider ou non sa publication. La base SQL Server du logiciel permet de gérer des profils d´utilisateurs qui ne disposent pas des mêmes droits.

Ucaplast envisage en 2002 de mettre en place de nouveaux services sur le site, comme une rubrique d´appels d´offres ou un outil en ligne de vidéoconférence. Les configurations nécessaires et la formation des utilisateurs seront prises en charge par Aosis. Certaines parties du site deviendront alors en accès réservé aux adhérents qui seront équipés de DMS jusqu´à la fin de l´année. Ucaplast gère l´achat des licences - 124, 95 euros (800 F) par poste et 22 867,35 euros (150 000 F) pour un nombre de postes illimité - pour l´ensemble de ses membres. "Nous pourrons ainsi échanger des documents au même format", précise Bernard Massas. "L´harmonie des outils nous permettra une plus grande réactivité".
UCAPLAST

Pour mettre en ligne les documents sur l´actualité du secteur de la plasturgie, Ucaplast utilise son logiciel de GED Active DMS, édité par Aosis. Le module de publication sur le web du logiciel permet aux six permanents de l´organisme de mettre à jour facilement le site.